Dans notre monde branché sur Internet, toute entreprise peut être considérée comme une entreprise technologique. Le terme « pile technologique » décrit la technologie et les outils d’une entreprise destinés à automatiser, rationaliser et accélérer ses processus d’affaires.
Observez n’importe quelle entreprise que vous fréquentez, et vous verrez une pile technologique en action. Les restaurants utilisent des systèmes de réservation et de commande en temps réel pour se rapprocher de leurs clients. Les électriciens, plombiers et autres artisans utilisent des outils de réservation et d’automatisation du marketing pour optimiser leur temps de facturation.
Même le traditionnel salon de coiffure du quartier dispose d’outils de réservation, de facturation et d’automatisation du marketing pour assurer la continuité du travail. Les cabinets d’avocats ne sont pas non plus laissés pour compte dans cette révolution de l’automatisation.
Aujourd’hui, les cabinets d’avocats spécialisés en droit immobilier modernes utilisent diverses technologies et outils intégrés à leur pile technologique pour permettre à leur équipe de servir les clients plus rapidement et d’augmenter la satisfaction et les recommandations des clients.
Vous ne savez pas par où commencer? Ce guide vous indique ce dont vous avez besoin pour votre pile technologique de droit immobilier moderne.
Comment construire votre pile technologique immobilière
Lorsque vous planifiez votre pile technologique pour l’immobilier, vous devez tenir compte de quatre domaines technologiques principaux.
Gestion des dossiers et recherche
Lorsque vous voyez un cabinet d’avocats à la télévision ou dans un film, les avocats et le personnel de bureau sont souvent représentés avec des piles impressionnantes de dossiers qui passent devant des étagères qui vont du sol au plafond. Heureusement, la pile technologique de l’immobilier moderne peut remplacer une grande partie de cette paperasse par des outils de stockage et de recherche basés sur le nuage.
Stockage dans le nuage
Les professionnels du droit immobilier moderne ont besoin d’un accès rapide, sécurisé et fiable à des documents, des photographies, des vidéos et d’autres fichiers numériques. Les solutions de stockage en nuage offrent la possibilité de stocker plusieurs gigaoctets de données hors site, tout en offrant un accès instantané au bureau et sur les appareils mobiles.
En plus du stockage en nuage, de nombreux fournisseurs proposent des solutions de numérisation et de capture numérique faciles à utiliser pour prendre les documents papier existants et les numériser en vue d’un stockage sécurisé. Les outils de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’intelligence artificielle de ces systèmes font de la recherche d’un document un jeu d’enfant.
Une autre caractéristique à rechercher dans une solution de stockage en nuage est la fonctionnalité de connexion avec les clients pour les révisions, la capture des signatures et la distribution sécurisée des informations.
Outils de transfert de propriété
Le transfert de propriété peut sembler être un véritable trou noir pour les clients, qu’il s’agisse d’un premier achat ou de l’achat de leur maison définitive. Pour les cabinets d’avocats spécialisés dans l’immobilier, la gestion des transferts de propriété peut également prendre un temps précieux qui pourrait être consacré aux clients ou au travail sur d’autres dossiers. Plusieurs outils logiciels sont accessibles pour gérer les transferts de propriété, avec plusieurs options disponibles pour les réglementations spécifiques de chaque province.
Bureau d’enregistrement
Les sociétés Teraview en Ontario et Teranet au Manitoba sont des éléments essentiels de la pile technologique d’un cabinet d’avocats moderne spécialisé dans l’immobilier. Les deux systèmes sont à la disposition des professionnels agréés de l’immobilier et des terrains pour accéder aux bases de données officielles des registres fonciers, afin d’effectuer des recherches, de créer et de soumettre des documents de titre à des fins d’enregistrement, de visualiser et d’imprimer des instruments, et plus encore.
Assignations
Pour les cabinets de l’Ontario qui traitent d’autres domaines du droit, comme l’exécution des hypothèques ou les litiges, le processus de création et de gestion des assignations peut prendre beaucoup de temps. Notre solution WritFiling peut permettre aux cabinets juridiques de déposer et de mettre à jour les assignations depuis le bureau ou à distance lorsqu’ils travaillent à domicile. Outre la diminution de la paperasse physique, la gestion électronique des assignations élimine les retards liés à l’utilisation du courrier ou des coursiers. Dans certaines juridictions, elle offre également des périodes prolongées pour la soumission des assignations.
Communication et planification
La communication avec les partenaires et les clients est passée d’une communication en personne à une communication virtuelle grâce à l’adoption fulgurante des outils de vidéoconférence. Mais il arrive encore que des réunions dans un bureau soient nécessaires.
Outils de gestion de bureau
Les outils de gestion des dossiers et des fichiers peuvent donner à votre pile technologique immobilière une base solide pour établir des contacts et gérer les clients. Ces outils comprennent la gestion du suivi du temps et de la facturation, la gestion des documents avec des intégrations à des systèmes de stockage en nuage populaires, ainsi que des outils de planification pour garantir que votre équipe utilise le plus efficacement possible son temps précieux.
Outils de planification virtuelle
Le va-et-vient avec les clients pour trouver un moment pour un rendez-vous est l’un des goulots d’étranglement les plus importants dans un cabinet d’avocats. Le calendrier est un élément capital, et c’est pourquoi les outils de planification du calendrier sont un élément si précieux de la pile technologique du secteur immobilier. Ces outils se connectent à votre calendrier et vous permettent de réserver des créneaux horaires pour vos réunions. Les clients peuvent alors facilement sélectionner une date et une heure qui leur conviennent, et le rendez-vous est automatiquement pris. Vous pouvez même présenter une liste d’options quant à la manière dont vous pourriez vous rencontrer, qu’il s’agisse d’une conférence téléphonique ou vidéo, ou en personne si nécessaire.
Une vidéo vaut mieux qu’un long discours
Les appels téléphoniques ou vidéo peuvent souvent être plus efficaces qu’un courriel pour faire passer ce que vous essayez de dire à un client ou à un collègue. Cependant, ces appels se déroulent en temps réel, et il arrive souvent que vous souhaitiez utiliser une vidéo pour transmettre des instructions, mais que vous deviez le faire en dehors des heures de travail. Les outils de messagerie vidéo vous permettent d’enregistrer votre propre voix, votre vidéo et même votre écran pour envoyer des instructions de manière asynchrone.
Données et sécurité
Lorsqu’il s’agit de votre pile technologique, votre décision de départ dépend de vos besoins uniques et de ceux de vos clients. Avant de commencer, il y a deux considérations essentielles à garder à l’esprit avec chaque décision que vous prenez : la confidentialité et la sécurité.
Les exigences varient d’une province à l’autre, mais le Barreau de l’Ontario fournit un excellent aperçu de ce que vous devez faire pour protéger la confidentialité et la sécurité des clients.
L’élément clé à surveiller est de savoir si l’outil offre une authentification à deux facteurs (2FA). Le 2FA est une norme de sécurité d’authentification de connexion où une clé physique ou une application de téléphone mobile fournit un code temporaire à utiliser en complément d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe.
Outre le 2FA, les outils de gestion des mots de passe offrent une gestion sécurisée des mots de passe pour les organisations, y compris les cabinets d’avocats spécialisés dans l’immobilier. Les outils peuvent être utilisés sur les téléphones mobiles et les ordinateurs de bureau pour stocker les identifiants de connexion en toute sécurité, et les deux proposent le 2FA. L’un des avantages des outils de gestion des mots de passe, c’est que vous ne partagez pas les identifiants de connexion réels de votre logiciel. Chaque employé dispose de son propre compte de gestion des mots de passe en cas de départ d’un employé. Au lieu de modifier tous les identifiants de connexion sur plusieurs systèmes, il vous suffit de supprimer ce compte.
Paiements
La technologie utilisée dans toute entreprise est également déterminée par les demandes de l’industrie et des consommateurs. L’une des parties du secteur immobilier qui évolue le plus rapidement aujourd’hui est l’évolution des attentes des consommateurs en matière de paiements.
Pour les cabinets d’avocats spécialisés en droit immobilier en Ontario, c’est l’occasion d’explorer les nouvelles innovations technologiques pour gérer les décaissements et réduire le temps passé à se rendre physiquement dans les institutions financières. Notre nouvelle solution SureFund est conçue pour aider à réduire le temps de clôture tout en améliorant l’expérience de vos clients.
À retenir avant de commencer
Quels que soient les outils que vous choisissez d’intégrer à votre pile technologique immobilière, il est essentiel de ne pas oublier
que l’outil doit protéger la confidentialité et la vie privée des clients.
La sécurité est cruciale tant pour le stockage que pour la gestion de l’accès aux informations des clients.
Ces outils améliorent ce que vous offrez à vos clients; votre expérience et votre expertise sont les fondements du succès de votre cabinet.
